Procedura ricevimento merci: cosa controllare all'arrivo
L’ultimo anello della catena di qualità di un prodotto, che sia di input o di output al processo produttivo, è sempre rappresentato dalle attività di controllo e verifica dei requisiti di integrità e funzionalità della merce. Quando il controllo viene operato sulle merci in ingresso, è facile intuirne l’importanza: garantire prodotti di fornitura al processo produttivo che rispettino i requisiti richiesti sono condizione necessaria alla buona riuscita dell’operato aziendale.
La procedura di ricevimento merci è fondamentale per istituire un protocollo di verifica pianificato nei minimi dettagli e orientati alla qualità del prodotto: vediamo le linee guida per capire cosa controllare all’arrivo delle merci.
Il controllo delle caratteristiche delle merci in ingresso ad un complesso aziendale è un’operazione il cui successo parte dalla sua pianificazione. Il management della logistica, una volta ricevute le indicazioni su quali siano le merci in ingresso e quali le loro specifiche, per il ricevimento merci deve prevedere:
- l’istituzione di un responsabile delle procedure di ricevimento merci, opportunamente formato sulle modalità di controllo e sui requisiti da rispettare. È fondamentale, inoltre, per creare una figura di riferimento a cui il personale addetto può far capo in caso di necessità e per gestire situazioni particolari in cui le indicazioni per il ricevimento merci vadano riadattate alla particolare situazione occorsa, senza perdere i requisiti di qualità della merce in ingresso
- la definizione dei parametri di verifica da utilizzare al momento dell’arrivo delle merci, che permetta agli operatori del ricevimento merci di usare termini quantificabili per le procedure di validazione
- le strumentazioni/certificazioni necessarie alla verifica dei requisiti e alla garanzia di trasporto avvenuto nelle condizioni raccomandate
Pianificazione e responsabilità danno corpo e flessibilità alla procedura di ricevimento merci: il responsabile, formato sulle caratteristiche imprescindibili della merce, può individuare le vie di modifica opportune per la procedura da adattare ai diversi casi si possono presentare al momento della consegna.
Per quanto le necessità varino da azienda ad azienda in funzione del processo produttivo svolto, i controlli sulle merci in ingresso hanno dei punti generalizzabili per ogni applicazione. Al momento dell’arrivo, il personale addetto al ricevimento merci deve controllare:
- Corrispondenza tra consegna effettuata e consegna pattuita: le merci arrivano in azienda a seguito della stipulazione di un contratto di fornitura e, come è lecito aspettarsi, il primo controllo da effettuare è sul rispetto dei volumi e della tipologia di merci consegnate (tempi di scadenza, n. di lotto…). Può sembrare un passaggio scontato, ma all’interno di una catena produttiva a ritmi serrati è necessario ottimizzare questo passaggio facendo in modo che gli addetti al ricevimento merci siano sempre preventivamente informati sul volume e gli aspetti generali delle merci in arrivo, in modo da riscontrare eventuali criticità in tempi ristretti. Questo passaggio prevede anche il controllo del DDT (Documento di Trasporto)
- Stato della merce: verificata la corrispondenza del carico in ingresso con quanto aspettato, si passa al controllo generico dello stato della merce. In questa fase, vanno individuate eventuali anomalie nello stato degli imballaggi, la presenza di fuoriuscite di materiale, la presenza di odori non aspettati nel vano di trasporto o macchie che possano indicare la presenza di fattori indesiderati. Anche qui, il controllo dello stato della merce all’arrivo può far risparmiare molto tempo ai controlli di qualità individuando precocemente dei sintomi di invalidità della merce
- Temperature e condizioni di trasporto: lo step successivo della procedura è volto a verificare le idonee condizioni di trasporto della merce. Temperature oltre i limiti di conservazione, umidità eccessiva o serraggi instabili possono compromettere in maniera irreversibile il prodotto anche se non comportano delle alterazioni evidenti ad occhio nudo. La misurazione della temperatura può avvenire tramite termometro a infrarossi o per prodotti liquidi con termometro a immersione.
Se i punti di controllo sono delineati in una procedura operativa, il sistema di ricevimento merci garantisce velocità ed affidabilità alla fornitura del processo produttivo.
